Prawo do urlopu uzupełniającego ustala się po zakończeniu ferii letnich Wymiar urlopu uzupełniającego uzależniony jest od tego czy, a jeśli tak, to w jakim wymiarze nauczyciel wykorzystał urlop w czasie ferii szkolnych (łącznie letnich i zimowych). Gdy będzie to co najmniej 8 tygodni – urlop uzupełniający nie przysługuje. Jeżeli będzie to mniej niż 8 tygodni – urlop przysługuje w wymiarze uzupełniającym do 8 tygodni. Prawa do urlopu uzupełniającego nie można ustalić przed zakończeniem ferii letnich, ponieważ dopiero 31 sierpnia wiadomo czy i jaki wymiar urlopu wypoczynkowego został faktycznie wykorzystany.

Co do zasady urlopu uzupełniającego udziela się na wniosek nauczyciela. Ostatecznie o terminie skorzystania z urlopu uzupełniającego decyduje dyrektor, który musi zapewnić prawidłowy tok pracy szkoły. Jeżeli jednak nauczyciel zawnioskuje o udzielenie urlopu uzupełniającego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (rodzicielskim), dyrektor jest związany wnioskiem nauczyciela i musi udzielić urlopu we wskazanym terminie (art. 163§3 Kodeksu pracy).